ChatGPT Projects gebruiken: zo houd je werk en instructies bij elkaar

ChatGPT Projects gebruiken is handig als je steeds opnieuw dezelfde uitleg in een chat plakt. Elke maandag begin je misschien met wie je bent, voor welke klant je werkt, welke toon je wilt en welke bestanden erbij horen.

In ChatGPT is er een plek waar je die context per klus bij elkaar zet. Het gaat niet om een magisch geheugen dat alles perfect onthoudt. Het gaat om een werkmap waarin chats, bestanden en instructies samen blijven.

Wat zijn ChatGPT Projects en wat kun je ermee?

Een project is een map waarin chats, bestanden en instructies voor één onderwerp bij elkaar staan. ChatGPT kan die context gebruiken voor doorlopend werk, zoals schrijven, onderzoek of planning, zoals OpenAI uitlegt in het Help Center over Projects.

Je kunt een project zien als een vaste werkplek binnen ChatGPT. Niet elke losse vraag staat dan ergens anders, maar hoort bij dezelfde klus. Dat geeft vooral rust als je werk uit meerdere gesprekken bestaat.

Voorbeelden zijn klantwerk, jaarplanning, een sollicitatieronde of een wekelijkse rapportage. Eind oktober is dit extra herkenbaar. Veel mensen werken dan aan jaarplannen, begrotingen en Q4-rapportages, met steeds dezelfde achtergrondinformatie.

Een project kan ook helpen als je vaak dezelfde toon of opbouw nodig hebt. Denk aan nieuwsbrieven, klantmails, beleidsnotities of social posts. Je zet de vaste afspraken in het project en start daarna per keer een nieuwe chat binnen die werkmap.

Belangrijk: een project maakt ChatGPT niet foutloos. Het helpt vooral om context te ordenen. Je moet antwoorden nog steeds controleren, zeker bij feiten, namen, cijfers en gevoelige informatie.

ChatGPT Projects gebruiken: hoe maak je er stap voor stap een?

ChatGPT Projects gebruiken begint met een project aanmaken, een naam kiezen, instructies toevoegen, bestanden uploaden en daarna je eerste chat starten binnen dat project. Menu’s kunnen per versie, abonnement en werkruimte verschillen.

Volgens OpenAI zijn Projects en het delen van projecten beschikbaar voor ingelogde ChatGPT-gebruikers, maar de beschikbaarheid hangt af van abonnement en werkruimte-instellingen. Kijk daarom altijd in je eigen ChatGPT-omgeving en in de uitleg van OpenAI als je een optie niet ziet.

1. Maak een nieuw project aan. Kies in ChatGPT de optie om een project te maken. Nederlandse media, zoals Bright, beschreven Projects als een manier om overzicht te brengen in je ChatGPT-gesprekken.
2. Geef het project een duidelijke naam. Denk aan Jaarplanning, Nieuwsbrief wekelijks of Klant X rapportages. Je kunt ook een kleur of icoon kiezen als die optie beschikbaar is.
3. Voeg projectinstructies toe. Zet hierin wat ChatGPT altijd moet weten voor deze klus. Bijvoorbeeld doelgroep, toon, taal, lengte en opbouw.
4. Upload alleen bestanden die je vaak nodig hebt. Denk aan een stijlgids, voorbeeldtekst of productlijst. Gebruik geen grote berg oude documenten als die niet meer kloppen.
5. Start je eerste chat binnen het project. Stel je vraag alsof je in de juiste werkmap zit. Je hoeft dan niet elke keer alle vaste context opnieuw te plakken.

Een goede projectnaam is belangrijker dan het lijkt. Noem je project niet gewoon Marketing of Werk. Kies liever één duidelijke klus of klant, zodat je later snel weet waar alles staat.

Werk je in een bedrijfsomgeving, dan kunnen instellingen anders zijn dan in een persoonlijk account. Een werkgever kan bepalen welke functies beschikbaar zijn. Vraag bij twijfel aan je beheerder of kijk in het AI-beleid van je organisatie.

Welke instructies en bestanden zet je in een project?

Zet korte instructies in je project over rol, doelgroep, toon en opbouw. Voeg daarnaast een paar bestanden toe die je steeds opnieuw nodig hebt, zoals een stijlgids, voorbeeldtekst of productlijst.

Goede projectinstructies zijn concreet. Schrijf dus niet alleen dat de tekst goed moet zijn. Zeg liever voor wie de tekst is, hoe lang die mag zijn en welke structuur je verwacht.

Voor bestanden geldt hetzelfde. Minder en schoner is vaak beter dan veel en rommelig. Een actuele stijlgids helpt meer dan veel oude documenten met tegenstrijdige stijl.

Gebruik je vaak losse prompts, dan kun je de stap maken van losse instructies naar vaste projectinstructies. Bekijk daarvoor ook de uitleg met prompts voor je werk, maar zie een project als de plek waar je terugkerende afspraken bewaart.

Een handige basis is deze template:

Je kunt deze tekst in je projectinstructies zetten en de invulstukken aanpassen. Houd de instructie kort genoeg om leesbaar te blijven. Als je alles belangrijk maakt, wordt niets echt belangrijk.

Mini-checklist: is dit een project waard?

• Doe je dit werk vaker dan één keer?
• Gebruik je steeds dezelfde context, toon of bestanden?
• Heb je meerdere chats nodig voor dezelfde klus?
• Wil je gesprekken per klant, taak of rapportage gescheiden houden?

Als je op meerdere punten ja zegt, is een project waarschijnlijk nuttig. Gaat het om één snelle vraag, dan is een losse chat vaak genoeg.

Wat is het verschil tussen een project, geheugen en een eigen GPT?

Een project is een werkmap per klus, geheugen gaat over jou in het algemeen en een eigen GPT is een vaste assistent die je kunt hergebruiken of delen. Kies dus niet op basis van wat nieuw klinkt, maar op basis van je werkvorm.

Een losse chat is handig voor één vraag. Een project is handig als je meerdere gesprekken en bestanden bij één taak wilt houden. Een eigen GPT past beter als je een vaste assistent wilt maken voor een terugkerende rol, bijvoorbeeld voor een team of proces.

Onderdeel	Losse chat	Project	Eigen GPT
Bedoeld voor	Eén vraag of korte taak.	Een werkmap per klus, klant of onderwerp.	Een vaste assistent voor hergebruik.
Instructies bewaard	Alleen binnen die chat.	Ja, als projectinstructies binnen het project.	Ja, als vaste instructies van de assistent.
Bestanden bewaard	Alleen in de context van die chat.	Ja, bestanden blijven bij het project.	Hangt af van je instellingen en abonnement.
Te delen	Niet als werkmap.	Ja, afhankelijk van abonnement en werkruimte-instellingen.	Ja, als je een assistent wilt delen.
Wanneer kiezen	Voor een snelle vraag.	Voor terugkerend werk met dezelfde context.	Voor een vaste assistent die je wilt hergebruiken of delen.

Wil je vooral een werkmap per klus, kies dan een project. Wil je een vaste assistent bouwen met een eigen rol, lees dan verder over een eigen AI-assistent maken.

Het geheugen van ChatGPT is weer iets anders. Dat gaat niet alleen over één project, maar over informatie die ChatGPT in bredere zin kan gebruiken, afhankelijk van je instelling. Een project helpt juist om context per klus af te bakenen.

Hoe zit het met privacy en geheugen in een project?

Bij het aanmaken kies je tussen standaardgeheugen en alleen-projectgeheugen. Je kunt dit later wijzigen via de projectinstellingen, al kunnen wijzigingen volgens OpenAI enkele uren duren.

Standaardgeheugen betekent dat het project kan werken met het bredere geheugen van ChatGPT. Alleen-projectgeheugen betekent dat het project afgescheiden werkt van geheugen buiten het project. OpenAI beschrijft deze keuze in de uitleg over Projects.

Schakel je over naar alleen-projectgeheugen, dan wordt informatie uit dat project verwijderd uit het geheugen dat buiten het project wordt gebruikt. Chats en bestanden blijven wel in het project. Dat is belangrijk als je werk per klant of onderwerp gescheiden wilt houden.

Gedeelde projecten staan automatisch op alleen-projectgeheugen. Ze kunnen niet naar standaardgeheugen worden gezet. Ook hebben ze geen toegang tot de persoonlijke context, aangepaste instructies of herinneringen van een lid buiten het project.

Let in Nederland en België extra op persoonsgegevens. De AVG geldt voor persoonsgegevens in uploads. Upload dus geen klantgegevens, personeelsdossiers of andere gevoelige informatie zonder duidelijke afspraken.

Gebruik een zakelijk account als je werkgever dat heeft. Check ook het AI-beleid van je organisatie. Organisaties die AI inzetten moeten bovendien letten op AI-geletterdheid volgens de AI-verordening.

Een praktische regel: upload alleen wat je echt nodig hebt. Anonimiseer waar mogelijk. Meer uitleg over risico’s vind je in het artikel over veilig AI gebruiken.

ChatGPT Projects gebruiken met collega’s: kun je een project delen?

Ja, projecten kunnen worden gedeeld, afhankelijk van abonnement en werkruimte-instellingen. Een gedeeld project ziet niets van de persoonlijke context, instructies of herinneringen van een lid buiten het project.

Dit is handig als een team met dezelfde stijlgids werkt. Denk aan marketeers die dezelfde nieuwsbriefstijl gebruiken, of een projectteam dat aan dezelfde rapportage werkt. Iedereen werkt dan vanuit dezelfde projectcontext.

De grens is wel belangrijk. Een gedeeld project is geen toegangspoort tot iemands persoonlijke ChatGPT-geheugen. Het gedeelde project gebruikt alleen-projectgeheugen en blijft daardoor afgescheiden van persoonlijke instellingen buiten het project.

Maak goede afspraken voordat je deelt. Spreek af welke bestanden erin mogen, wie verouderde bestanden opruimt en welke soorten data niet worden geüpload. Zo voorkom je dat een handige werkmap langzaam een rommelige verzamelplek wordt.

Werkt het ook met Claude of Copilot?

Voor Claude wel: Claude heeft een vergelijkbare functie, ook Projects genoemd. Volgens Claude Academy zijn dat zelfstandige werkruimtes met eigen geheugen, chatgeschiedenis, kennisbank en aangepaste instructies.

Bij Claude zijn geüploade documenten beschikbaar in alle chats binnen dat project. Dat lijkt in gebruik op het idee van een werkruimte per onderwerp. De details verschillen per dienst, dus vergelijk functies niet blind één op één.

Over Copilot staan in dit plan geen gecontroleerde feiten. Gebruik daarom de documentatie van je eigen werkomgeving als je wilt weten of er een vergelijkbare functie is. Zeker in organisaties kunnen instellingen per werkplek verschillen.

Praktijkvoorbeeld: wekelijkse nieuwsbrief

Zo ziet ChatGPT Projects gebruiken eruit in een terugkerende taak. Marloes is marketeer bij een Nederlandse webwinkel in tuinmeubelen. Ze schrijft elke week de nieuwsbrief en plakte eerst steeds dezelfde uitleg in een nieuwe chat.

Ze maakt nu een project met de naam Nieuwsbrief wekelijks. In dat project zet ze deze instructies:

Je helpt mij een wekelijkse nieuwsbrief te schrijven voor een Nederlandse webwinkel in tuinmeubelen. Schrijf in het Nederlands, informeel maar zakelijk, met je en jij. Maximaal 150 woorden. Opbouw: onderwerpregel van maximaal 50 tekens, opening van twee zinnen, drie producten met één zin elk, een duidelijke knop-tekst. Gebruik geen uitroeptekens. Vraag eerst om de weekactie als die ontbreekt.

Daarna uploadt ze de stijlgids en twee eerdere goede nieuwsbrieven. Dat zijn bestanden die ze steeds nodig heeft. Ze uploadt niet haar hele marketingmap, want die bevat te veel oude en mogelijk onnodige informatie.

In een nieuwe chat binnen het project typt ze alleen nog:

Week 45: 15 procent op parasols, nieuw: loungeset Bergen.

Het verwachte resultaat is een conceptnieuwsbrief in de huisstijl, zonder dat Marloes alle context opnieuw hoeft te plakken. Toch leest ze het concept altijd zelf na en past ze het aan. Het resultaat kan per keer verschillen, ook met dezelfde projectinstructies.

Veelgemaakte fouten bij ChatGPT Projects gebruiken

De grootste fout is een project zien als een digitale zolder. Een goed project is scherp afgebakend, actueel en veilig ingericht.

Alles in één project gooien

Een project met alle klanten, rapportages en ideeën door elkaar wordt snel onbruikbaar. Maak liever één project per klus of klant. Zo blijft de context helder.

Te veel of verouderde bestanden uploaden

Oude bestanden kunnen verkeerde voorbeelden geven. Upload een paar actuele, schone bestanden en ruim periodiek op. Verwijder wat niet meer klopt.

Vage instructies gebruiken

Een instructie als schrijf goed helpt weinig. Benoem rol, doelgroep, toon, lengte en opbouw. Dan weet ChatGPT beter wat je bedoelt.

Vertrouwelijke gegevens uploaden zonder na te denken

Persoonsgegevens en klantdata vragen extra zorg. Anonimiseer, volg het beleid van je werkgever en kies bewust tussen standaardgeheugen en alleen-projectgeheugen.

Veelgestelde vragen

Zijn ChatGPT Projects gratis?

De beschikbaarheid hangt af van je abonnement en werkruimte-instellingen. Kijk bij OpenAI voor de actuele mogelijkheden en voorwaarden.

Onthoudt een project alles wat ik zeg?

Nee, dat is geen garantie. Een project gebruikt chats en bestanden in het project als context, volgens de gekozen geheugeninstelling.

Kan ik een project delen met een collega?

Ja, afhankelijk van je abonnement en instellingen. Een gedeeld project gebruikt alleen-projectgeheugen en heeft geen toegang tot persoonlijke context buiten het project.

Wat is beter: Project of eigen GPT?

Kies een project voor een eigen werkmap per klus. Kies een eigen GPT als je een vaste assistent wilt hergebruiken of delen.

Maak vandaag één project voor het werk dat je het vaakst herhaalt, plak de instructie-template erin en test hem een week. Wil je daarna een stap verder, lees dan hoe je een eigen AI-assistent maken aanpakt.

• ChatGPT
• Privacy
• Prompts