Functioneringsgesprek voorbereiden met AI: zo doe je dat veilig

Functioneringsgesprek voorbereiden met AI kan je snel meer overzicht geven als de uitnodiging al in je agenda staat. Misschien is het gesprek over een week en weet je niet meer precies wat je in maart hebt bereikt.

Of je bent leidinggevende en je hebt acht gesprekken achter elkaar. Met een goede aanpak heb je in 30 minuten een heldere voorbereiding, zonder dat je namen of gevoelige gegevens in een chatbot plakt.

Kun je een functioneringsgesprek voorbereiden met AI?

Ja, je kunt een functioneringsgesprek voorbereiden met AI als hulpmiddel voor structuur en formulering. Doe dat alleen zonder herleidbare persoonsgegevens in te voeren.

AI is vooral handig als je al losse notities hebt. Denk aan resultaten, lastige momenten, vragen en wensen voor het komende jaar. De chatbot kan daar een duidelijke volgorde van maken.

AI kan ook helpen om een moeilijke zin rustiger te maken. Bijvoorbeeld als je feedback wilt geven of iets wilt vragen over ontwikkeling, werkdruk of loopbaan. Jij bepaalt daarna of de tekst klopt en bij jou past.

Dit kan AI goed doen:

• Je eigen notities ordenen in resultaten, leerpunten en wensen.
• Een korte samenvatting maken van punten die jij aanlevert.
• Vragen voorstellen die je in het gesprek kunt stellen.
• Tegenargumenten bedenken, zodat je beter voorbereid bent.
• Een gesprek oefenen met een fictieve rol.

Dit kan AI niet goed doen:

• Je werk eerlijk beoordelen zonder volledige context.
• Feiten kennen die jij niet hebt gegeven.
• Beslissen of jij een goede beoordeling verdient.
• Weten hoe je leidinggevende echt zal reageren.

Gebruik AI dus als schrijfmaatje, niet als beoordelaar. De beste voorbereiding begint met jouw eigen feiten. Daarna helpt AI om er een helder verhaal van te maken.

Hoe bereid je als werknemer een functioneringsgesprek voor met AI?

Als werknemer begin je met ruwe punten uit je eigen werk. Daarna laat je AI die ordenen in resultaten, leerpunten en wensen.

Veel mensen starten te laat met hun voorbereiding. Dan vergeet je kleine successen, verbeteringen en afspraken uit het jaar. AI helpt vooral als jij eerst de basis verzamelt.

Werk in vier stappen:

1. Verzamel notities uit je agenda, mails en eigen takenlijst.
2. Haal namen, klantgegevens en andere herkenbare informatie weg.
3. Gebruik een duidelijke prompt met wat je wilt terugkrijgen.
4. Controleer het resultaat en herschrijf het in je eigen woorden.

Een prompt is de opdracht die je aan AI geeft. Wil je eerst de basis begrijpen, lees dan ook wat een prompt is.

Let op dat je AI niet vraagt om resultaten te verzinnen. Vraag om ordening, niet om fantasie. Als informatie ontbreekt, moet AI dat aan jou terugvragen.

Je kunt je voorbereiding bijvoorbeeld indelen in drie blokken. Eerst wat goed ging. Daarna wat je hebt geleerd. Tot slot wat je nodig hebt om verder te groeien.

Een goede voorbereiding hoeft niet lang te zijn. Een paar duidelijke punten zijn beter dan een lange tekst die niet natuurlijk klinkt. Neem alleen mee wat jij kunt uitleggen.

Gebruik de uitkomst als concept. Vul daarna aan wat mist. Haal weg wat niet klopt. En maak de zinnen korter als ze niet klinken als jouw eigen manier van praten.

Hoe bereid je als leidinggevende een functioneringsgesprek voor met AI?

Als leidinggevende gebruik je AI voor de gespreksopzet, open vragen en het verwoorden van lastige feedback. Voer geen dossiergegevens van een medewerker in een gewone chatbot in.

AI kan je helpen om het gesprek rustiger en duidelijker op te bouwen. Bijvoorbeeld met een opening, vragen over samenwerking en ruimte voor ontwikkeling. Ook kan AI feedback minder hard of juist concreter formuleren.

Gebruik bij feedback een eenvoudige structuur:

1. Situatie: wanneer of in welke context gebeurde iets?
2. Gedrag: wat deed iemand concreet?
3. Effect: wat was het gevolg voor werk, team of klant?
4. Vervolg: wat wil je afspreken voor de komende periode?

Deze structuur helpt om bij feiten te blijven. Zeg niet alleen dat iemand beter moet communiceren. Leg uit in welke situatie dat speelde en welk effect dat had.

Laat AI nooit een oordeel schrijven dat je zelf niet kunt onderbouwen. Jij voert het gesprek. Jij weegt de context. AI helpt alleen om je woorden te ordenen.

Voor ondernemers en leidinggevenden is een duidelijk intern beleid belangrijk. Leg vast welke tools medewerkers mogen gebruiken en welke gegevens nooit in AI mogen. Een startpunt daarvoor is AI-beleid opstellen.

Bij Nederlandse werkgevers kan de ondernemingsraad een rol hebben bij systemen die personeelsgegevens verwerken. Ga daar voorzichtig mee om en vraag intern na welke afspraken gelden.

Welke gegevens mag je niet in ChatGPT of Copilot zetten?

Zet geen gegevens in een gewone chatbot waarmee een persoon herkenbaar wordt. Zeker bijzondere gegevens, zoals gezondheid, horen daar niet thuis.

De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat medewerkers een datalek kunnen veroorzaken als zij persoonsgegevens invoeren in AI-chatbots als ChatGPT of Copilot, omdat de aanbieder de gegevens kan inzien, zo meldt de Mediafederatie. Dat betekent niet dat elk gebruik van AI verboden is. Het betekent wel dat je goed moet kijken naar risico, toestemming van je werkgever en de basis waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

Er is verschil tussen een privé-account en een zakelijk account met afspraken van je werkgever. Bij een privé-account weet je vaak minder goed wat er met de informatie gebeurt. Bij een zakelijk account kunnen er duidelijke regels zijn afgesproken.

Vraag dus altijd wat je werkgever toestaat. Lees ook de regels voor je privacy voordat je gevoelige werkpunten in AI verwerkt.

Wel invoeren	Liever niet	Nooit
Eigen resultaten zonder namen	Resultaten met herkenbare details	Beoordelingen van collega’s
Algemene projectomschrijving	Projectnamen als die personen herkenbaar maken	Geheime of gevoelige projectinformatie
Rollen zoals [collega A]	Functies als er maar één persoon bij past	Namen van collega’s of klanten
Algemene wens voor ontwikkeling	Details over privéproblemen	Medische informatie of gezondheidsgegevens
Een algemene vraag over beloning	Eigen salarisgegevens in een gewone chatbot	Salarisgegevens van collega’s

ChatGPT, Copilot en Gemini werken goed in het Nederlands. Toch blijft de regel hetzelfde. Geef de tool alleen informatie die je veilig mag delen.

In België heet dit gesprek vaak een evaluatiegesprek. De privacyregels van de AVG gelden in Nederland en België. Ook daar is voorzichtig omgaan met persoonsgegevens belangrijk.

Kun je het gesprek oefenen met AI?

Ja, je kunt het gesprek oefenen met AI. Laat de chatbot de rol spelen van leidinggevende of medewerker met een fictief profiel.

Zo oefen je met antwoorden geven, rustig blijven en doorvragen. Dat kan prettig zijn als je een lastig onderwerp wilt bespreken. Denk aan loopbaan, werkdruk, samenwerking of salaris.

Maak duidelijk dat het om training gaat. AI voorspelt niet wat de ander echt gaat zeggen. Het geeft alleen een oefensituatie.

Je kunt na de oefening vragen om feedback. Bijvoorbeeld of je antwoorden duidelijk, concreet en rustig waren. Gebruik die feedback als spiegel, niet als waarheid.

Als leidinggevende kun je ook oefenen met lastige feedback. Gebruik dan een fictieve medewerker. Plak geen echt dossier in de chatbot.

Wat zegt de wet over AI bij beoordelingen?

De AVG verbiedt in principe besluiten over mensen die uitsluitend geautomatiseerd zijn genomen en juridische of vergelijkbaar grote gevolgen hebben. Dat staat in artikel 22 AVG.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gaat dit om volledig geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering, met juridische of vergelijkbaar grote gevolgen, zoals beschreven in het document over toezicht op AI en algoritmes. Dat betekent niet dat elk gebruik van AI rond gesprekken verboden is. Het betekent wel dat een beoordeling met grote gevolgen niet zomaar alleen door AI mag worden bepaald.

Voor jou als werknemer verandert dit weinig als je AI alleen gebruikt om je eigen gesprek voor te bereiden. Je gebruikt AI dan als hulpmiddel voor structuur. Je laat de tool geen besluit nemen over iemand.

Voor werkgevers ligt dat anders. AI die wordt gebruikt voor werving of beoordeling van werknemers valt onder hoog risico in Bijlage III van de AI-verordening. De regels voor de AI-verordening gaan gefaseerd in. Werkgevers die zulke tools willen inzetten, moeten daarom goed nagaan welke regels, controles en interne afspraken gelden.

Dat betekent niet dat werkgevers tot die tijd alles kunnen doen. Privacy, goed werkgeverschap en interne afspraken blijven belangrijk. Gebruik AI dus niet als vervanging van menselijk oordeel.

Praktijkvoorbeeld: functioneringsgesprek voorbereiden met AI

Dit voorbeeld laat zien hoe je veilig en praktisch kunt werken. Het is een fictief voorbeeld, geen test van AIzine en geen gesprek met een echte persoon.

Sanne is projectcoördinator bij een gemeentelijke organisatie in de regio Utrecht. Over twee weken heeft zij haar jaargesprek. Ze wil niet op het laatste moment zoeken naar wat ze ook alweer heeft gedaan.

Ze pakt het zo aan:

1. Ze maakt een lijst van acht losse punten uit haar agenda en mails.
2. Ze haalt namen van collega’s en klanten weg.
3. Ze plakt de anonieme notities in ChatGPT of Copilot met een duidelijke prompt.
4. Ze krijgt een geordend overzicht met drie resultaten, twee leerpunten, een wens voor een opleiding en vijf vragen aan haar leidinggevende.
5. Ze controleert elk punt, vult cijfers aan die AI niet kent en schrapt wat niet klopt.

Het resultaat is geen eindverslag. Het is een bruikbaar concept. Sanne past het daarna aan in haar eigen woorden.

Dat laatste is belangrijk. Als je de tekst letterlijk overneemt, kan die afstandelijk of te glad klinken. In het gesprek moet jij het kunnen uitleggen.

Veelgemaakte fouten bij functioneringsgesprek voorbereiden met AI

De meeste fouten ontstaan doordat mensen te veel informatie delen of AI te veel vertrouwen geven. Je voorkomt dat met eenvoudige regels.

Dit zijn de fouten die vaak misgaan:

• Namen, salaris of beoordelingen van collega’s in de chatbot plakken. Gebruik rolaanduidingen zoals [collega A] en werk met een goedgekeurd zakelijk account.
• AI resultaten laten verzinnen. Voeg altijd toe: verzin niets. Controleer elk cijfer en let op AI-hallucinaties.
• De tekst letterlijk overnemen. Herschrijf de uitkomst in je eigen woorden, anders klink je niet als jezelf.
• Als leidinggevende AI het oordeel laten bepalen. Jij beoordeelt, AI helpt alleen bij formuleren.
• Niet nagaan wat het AI-beleid van de werkgever zegt. Vraag het na voordat je begint.

Een goede vuistregel is simpel. Als je de informatie niet zomaar met een externe partij zou delen, plak je die ook niet in een gewone chatbot.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn functioneringsverslag in ChatGPT plakken?

Liever niet, tenzij het verslag goed geanonimiseerd is en je werkgever het toestaat. Haal namen, herkenbare situaties, salarisgegevens en medische informatie weg.

Kan mijn baas mij door AI laten beoordelen?

Een volledig geautomatiseerd besluit met juridische of vergelijkbaar grote gevolgen is in principe verboden volgens artikel 22 AVG. AI mag ondersteunen, maar een mens moet beslissen.

Welke AI is het beste voor dit doel?

Elke gangbare assistent volstaat voor ordenen, formuleren en oefenen. Kies bij voorkeur het zakelijke account dat je werkgever aanbiedt.

Kan AI mijn doelen of SMART-formuleringen verbeteren?

Ja, geef je ruwe doel en vraag om een meetbare versie. Controleer daarna of het doel echt past bij je werk en afspraken.

Moet ik zeggen dat ik AI heb gebruikt?

Vraag dit na in het AI-beleid van je werkgever. Eerlijk zijn is verstandig, zeker als AI heeft geholpen bij een tekst die je deelt.

Kopieer de prompt, vul vandaag nog je eigen notities aan en haal herkenbare gegevens weg. Wil je functioneringsgesprek voorbereiden met AI binnen duidelijke afspraken op je werk doen, lees dan verder over AI-beleid opstellen.

• ChatGPT
• Copilot
• Privacy
• Prompts